Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Satakunnan yhteisöt ry, Y-2220708–8
Käyntiosoite: Otavankatu 3, 28100 Pori
Postiosoite: Isolinnankatu 16, 28100 Pori
puh. 044-740 9922
Toimiston sähköposti: toimisto@yhteisokeskus.fi
Yhteyshenkilön sähköposti: toimisto@yhteisokeskus.fi

Rekisterin nimi
Satakunnan yhteisöt ry/Satakunnan yhteisökeskus/Satakunnan Järjestöyhteistyöryhmä JYTRY Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

Rekisteröidyt
Rekisterissämme käsitellään Satakunnan yhteisöt ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä Satakunnan yhteisökeskuksen ja Satakunnan Järjestöyhteistyöryhmä JYTRYn toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Satakunnan yhteisökeskuksen ja Satakunnan Järjestöyhteistyöryhmä JYTRYn  järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Satakunnan yhteisökeskuksen ja Satakunnan Järjestöyhteistyöryhmä JYTRYn järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:
1) Satakunnan yhteisöt ry:n/Satakunnan yhteisökeskuksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2) Sopimuskunppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä
mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu
sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot:
Rekisterissä käsitellään Satakunnan yhteisöt ry:n/Satakunnan yhteisökeskuksen jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat:

  •  Jäsenen täydellinen nimi
  •  Postiosoite
  •  Puhelinnumero
  •  Sähköpostiosoite
  •  Sähköisen viestinnän tunnistetiedot
  •  www-osoite
  •  Puheenjohtaja
  •  Toiminnanjohtaja
  •  Sihteeri
  •  Talouden/rahastonhoitaja
  •  Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite
  •  Tiedotusvastaava
  •  Koulutusvastaava

Osallistujilta kerättävät tiedot:

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • syntymäaika (vain matka- ja palveluyhtiöitä varten)
  • ruoka-aineallergiat (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään sekä Fonectalta muilta yhdistyksiltä ja seuroilta.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Satakunnan yhteisöt ry:n/Satakunnan yhteisökeskuksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.  Satakunnan yhteisöt ry:n/Satakunnan yhteisökeskuksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti luovuteta kolmansille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.
Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Satakunnan yhteisöt ry / Satakunnan yhteisökeskus voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Profilointi
Satakunnan yhteisöt ry / Satakunnan yhteisökeskus voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä.

Henkilötietojen säilytysaika 
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Satakunnan yhteisöt ry:n/Satakunnan yhteisökeskuksen jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio- vastuuajan.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.
Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Satakunnan yhteisöt ry:n/Satakunnan yhteisökeskukselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

–  saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
–  saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Satakunnan yhteisöt ry:n/Satakunnan yhteisökeskuksen käsittelemät henkilötiedot;
–  vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
–  vaata henkilötietojensa poistamista;
–  peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen
käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
–  vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä
perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on  Satakunnan yhteisöt ry:n/Satakunnan yhteisökeskuksen oikeutettu etu;
–  saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle
rekisterinpitäjälle, Satakunnan yhteisöt ry/Satakunnan yhteisökeskus käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.  Satakunnan yhteisöt ry/Satakunnan yhteisökeskus voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti tai varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Satakunnan yhteisöt ry/Satakunnan yhteisökeskus voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot 
Yhdistyksen (Satakunnan yhteisöt ry:n/Satakunnan yhteisökeskuksen) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki).
Sopimussuhteissa olevat tahot:
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu). Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).
Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista. Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Tietoja saadaan myös jäsenyhdistyksiltä ja ilmoittautumisjärjestelmästä
Tietojen luovuttaja on jäsenyhdistys, joka ilmoittaa omia luottamus- ja toimihenkilöiden tietoja. Tiedot saadaan jäsenyhdistyksiltä, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä.
Tiedot kerätään osallistumisilmoittautumisissa annetuista tiedoista.
Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@yhteisokeskus.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Satakunnan yhteisöt ry
Käyntiosoite: Otavankatu 3, 28100 PORI
Postiosoite: Isolinnankatu 16, 28100 PORI

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (24.5.2018)